RENIEC da cuenta de las ventajas del esquema de certificación digital. Lo que no se menciona es que el Reglamento establece dos tipos de certificados, para personas y para procesos automatizados (Agente Automatizado). Estos últimos no los tienen todavía. Es decir, todavía está faltando una regulación legislativa nacional que permita la existencia de procesos automáticos en las entidades del sector público, en los que se prescinda de la intervención humana y cuyas reglas de negocio lógicas sean paramétricas y automatizadas.

Otra de las limitaciones del avance del tema es que todavía la legislación peruana no ha considerado el concepto de documento electrónico, que prescinda del papel absolutamente y con efectos legales para terceros (valor probatorio). Hasta ahora, solo tenemos documentos físicos con posibilidad de ser firmados digitalmente, cuyo valor legal se limita al interior de cada entidad pero no hacia el exterior. Ese salto es el que todavía está faltando en nuestro país, la creación de un Acervo Documental Digital que suprima la necesidad de "imprimir" los documentos para su conservación archivística luego de su uso principal.

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La institución entregará gratuitamente credenciales electrónicas a entidades del Estado hasta fin de año, además de brindar capacitación técnica. Personas naturales y empresas también podrán realizar trámites bajo este sistema.

Las firmas y certificados digitales, que ya están siendo utilizados por una treintena de entidades públicas a través de convenios con el RENIEC, buscan promover un trámite documentario paperless (sin papel).

Jorge Luis Yrivarren, Jefe a nivel nacional del RENIEC, explicó que estas credenciales facilitarán la emisión, aprobación y circulación de documentos en las entidades que adquieran este sistema.

“Contar con el certificado digital en una institución del Estado implica que los funcionarios podrán suscribir todos los documentos oficiales generados de manera digital: ya no es necesario imprimirlos para hacer una rúbrica manuscrita”, detalló el funcionario.

“Estamos tratando de dar las condiciones del concepto paperless en la administración pública”, agregó.

Con la Ley de Firmas y Certificados Digitales (N° 27269), aprobada en el 2000, se dio un primer paso para la creación de la infraestructura operativa que permite al Estado elaborar estos dispositivos electrónicos. “En el 2008 se aprueba el reglamento que especifica que, en el caso de personas naturales, el certificado digital debe estar en [el chip] del DNI electrónico.

Registro digital

La firma digital, según la definición de Yrivarren, no es “la imagen de una rúbrica”. Se trata de un código que será incrustado en el DNI electrónico y es prueba de que un signatario es auténtico. Por su parte, el certificado digital es una credencial de software que identifica a una persona. Así, se podrán realizar operaciones de comercio, como la conformación de empresas.

¿Cómo se certifican documentos digitalmente? Yrivarren indicó que se necesitará de un software que permita incrustar una firma digital en documentos Word o PDF, para luego ser enviados por correo electrónico a alguna entidad que también funcione bajo este sistema de credenciales electrónicas, que podrá validar el trámite.

Estándares y requisitos

Cabe preguntarse si un software único para toda la administración pública es una alternativa viable. “Podría ser conveniente, pero dependerá de los requerimientos que cada institución establece. No todas las instituciones públicas tienen todos los estándares definidos”, respondió el especialista.

Entonces, ¿qué deben hacer las instituciones que deseen entrar al mundo paperless?

“La institución debe crear aplicativos de software que le permitan firmar digitalmente. Si una institución no los tiene, el Reniec está en condiciones de ofrecer un sistema de trámite documentario gratuito a todas las entidades que lo deseen”, aseguró el Yrrivaren. Por si fuera poco, también brindan capacitación técnica y asesoría para las características de los aplicativos.

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